Implementação do Sistema de Gestão da Qualidade na ASSF

ASSF

As razões que levaram a Associação de Solidariedade Social de Farminhão – ASSF (ASSF) à implementação do Sistema de Gestão da Qualidade (ISGQ), foram essencialmente a ideia que através da implementação de um sistema deste género se pode otimizar os processos que existem na instituição e controlar mais facilmente o seu desenvolvimento e assim melhorar continuamente os seus serviços oferecendo aos seus clientes/utentes o melhor.

A ISGQ permitiu uma esquematização das atividades de toda a instituição e procedimentar cada área de ação especificando modos de fazer. Anteriormente tudo se fazia, mas cada um fazia á sua maneira, no seu tempo e se algo ficava por fazer não era notado e ia-se diluindo nas atividades rotineiras e diárias.

Com a ISGQ há uma forma de fazer, a melhor das existentes, e os timings estão especificados sabendo-se o que fazer e quando, permitindo um mais fácil controlo de todas as atividades da instituição.

A ISGQ também favoreceu uma maior conjugação de todas as áreas de ação da instituição que, se traduziram em processos e como estes interagem entre si ou seja, há uma muito maior interligação e interdependência aumentando a necessidade de trabalhar em conjunto.

No entanto implementar um sistema destes não é fácil. A ASSF é uma IPSS com alguma dimensão, 8 valências diferentes, mais de 70 colaboradores e com 32 anos de existência, o que significa que uma grande parte dos colaboradores já se encontra muito perto da idade da reforma e o nível de formação também não é muito elevado o que implica uma maior dificuldade em lidar com documentos e registos, é também mais complicada a adaptação á mudança e a compreensão da necessidade e vantagem da implementação de um sistema deste tipo.

No entanto com ISGQ a ASSF obteve um maior rigor nas tarefas do dia-a-dia, um maior controlo de todas as ações e uma maior interligação entre todos, inclusive com o cliente pois agora a sua satisfação e necessidades são apuradas, o que permite melhorar os serviços indo ao encontro das necessidades detetadas.

Para a ASSF os custos associados à ISGQ têm um valor elevado, consultorias, registos em papel, formação, auditorias, tempo dos colaboradores que têm outras funções na instituição, contudo, o investimento é valioso, porque nos dias de hoje e com a concorrência existente, as instituições têm que estar maximizadas ao nível dos procedimentos e da interligação entre todos os seus processos.

Relativamente aos colaboradores a opinião geral é que existe um maior controlo e rigor com toda a parte documental e de registo mas, que talvez o tempo despendido a fazer registos poderia ser utilizado na execução de tarefas e que todos os registos que são necessários fazer só são realmente pertinentes se houver algum problema que seja necessário justificar o serviço prestado e isso felizmente acontece muito esporadicamente, no entanto, se acontecer um erro, agora estamos preparados para descobrir como aconteceu para podermos tomar medidas para que nunca mais aconteça atacando o problema na raiz e não corrigindo apenas momentaneamente o erro.

Relativamente aos clientes, o feedback é de que com a ISGQ e todos os procedimentos e registos existentes transmitem confiança, pois há controlo nos serviços prestados.

A ASSF quer ser uma instituição de referência no setor das IPSSs e, entende por isso, que é seu dever assumir o compromisso da melhoria contínua da qualidade dos seus processos e serviços como uma prioridade.

O envolvimento de todos os colaboradores e a sensibilização e formação dos mesmos, permite contribuições individuais e coletivas que asseguram o desenvolvimento das suas capacidades, e o seu envolvimento na obtenção dos resultados planeados. A ASSF aplica no seu funcionamento diário os requisitos de gestão da qualidade avançando de forma progressiva rumo à excelência.


Equipa da Qualidade

Associação de Solidariedade Social de Farminhão

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