Implementar Lean: do Conceito à Prática
Hoje em dia grande parte das empresas está pressionada pela evolução dos requisitos dos clientes, pela volatilidade do mercado e/ou pela rotatividade elevada dos recursos humanos. Em simultâneo vivemos tempos com ciclos de vida, dos produtos e serviços, cada vez menores que desafiam as empresas a uma adaptação rápida e que colocam a fasquia da produtividade em níveis elevados, sob pena de não serem competitivas. Tudo isto gera empresas onde não há tempo para “respirar”, os seja, não se planeia, não se pensa em como fazer melhor, passamos a ter as pessoas com elevada quantidade de trabalho e fortemente desmotivadas por não serem produtivas.
Na XZ Consultores, no âmbito da implementação de vários projetos LEAN, temos acompanhado de perto essas realidades e os processos de mudança decorrentes da implementação de ferramentas e metodologias LEAN, mas acima de tudo, o processo de mudança provocada pela criação de culturas organizacionais LEAN.
Mais do que post it’s, gráficos e quadros coloridos a transformação de uma empresa de acordo com a filosofia LEAN é uma mudança de mentalidades, de gestão de pessoas, de flexibilidade de processos, de eficiência organizacional, de foco no importante, de eliminação do dispensável e fundamentalmente de melhoria contínua.
Se pegarmos no exemplo de uma ferramenta usada muitas vezes em projetos LEAN poderemos perceber melhor este processo de melhoria organizacional:
Quando Jeff Sutherland e o seu colega Ken Schwaber, inventaram em 1993 a metodologia SCRUM, uma ferramenta LEAN, na altura orientada para as atividades de desenvolvimento de software, não previam que fosse aplicada ao longo do tempo a variadíssimas atividades, por exemplo para fabricar carros, gerir uma lavandaria, dar aulas, construir aviões, planear um evento….
Tal como referem os seus criadores, na essência, o Scrum tem como base uma ideia simples: ao começar um projeto, por que não fazer paragem regulares para se verificar se o que está a ser feito está de acordo com o previsto, e se, na verdade, os resultados são os que as pessoas desejam? E verificar se existem maneiras de aprimorar a forma como se está a trabalhar para obter resultados melhores e mais rápidos, e quais seriam os obstáculos que impedem as pessoas de obtê-los. De tempos em tempos, há necessidade de parar o que se está a fazer, rever o que já fez e verificar se ainda deveria estar a fazer aquela tarefa e como se pode fazê-lo melhor. É uma ideia simples, mas executá-la exige reflexão, introspeção, honestidade e disciplina.
Os resultados finais do Scrum são equipas que melhoram drasticamente a produtividade. Isto permite que haja a capacidade de se criar um fluxo de trabalho constante e equilibrado, aumentando significativamente a motivação e envolvimento das pessoas na organização, reduzindo os imprevistos e consequentes “dores de cabeça”.
Pedro Calheiros, Consultor
XZ Consultores, SA