Sistema de gestão integrado - Contexto da organização
O contexto da organização visa a recolha de informações, quer internas, quer externas, que devem ser analisadas e avaliadas para determinar os fatores que influenciam positivamente ou negativamente o seu propósito, orientação estratégica e a sua capacidade para atingir os resultados pretendidos, como por exemplo:
- Melhorar desempenho ambiental e da segurança;
- Atingir objetivos ambientais e da segurança;
- Aumentar a satisfação dos clientes;
- Conformidade de produtos e serviços;
- Promover a saúde;
- Cumprir obrigações de conformidade;
- Dinamização da criatividade;
- Valorização do conhecimento.
A intenção estratégica da organização é a orientação estabelecida pela Gestão de Topo para o futuro.
A identificação as questões internas permite conhecer a realidade da organização: quem é, o que faz, para quê, com que meios, com que pessoas.
A identificação das questões externas permite conhecer o meio em que a organização se insere e procura assegurar a sua existência.
A identificação dos fatores permite conhecer os condicionalismos e possibilidades existentes para a concretização dos resultados pretendidos.
Organizações idênticas, atuando no mesmo mercado, com as mesmas obrigações de conformidade legal podem ter questões internas e externas diferentes porque a sua determinação e complexidade depende numa primeira fase do propósito da organização, devendo ainda considerar o ciclo de vida dos produtos e serviços, quer do ponto de vista ambiental, de segurança e de design e desenvolvimento.
O propósito da organização é expresso pela visão, missão, políticas e objetivos, mas concretizando:
- Visão;
- Missão;
- Política da Qualidade
- Política Ambiental;
- Política da Segurança;
- Política da Inovação
- Objetivos da Qualidade
- Objetivos Ambientais;
- Objetivos da Segurança;
- Objetivos da Inovação;
e aprofundando, temos:
- Indicadores de desempenho ambiental resultantes dos aspetos e impactos ambientais;
- Indicadores de desempenho de segurança resultantes da identificação de perigos e avaliação de riscos;
- Indicadores da conformidade de produtos e serviços;
- Indicadores das atividades de investigação, desenvolvimento e inovação.
Será então possível ou recomendável começar a implementação do sistema de gestão com a determinação do contexto da organização?
Parece-me que sim, que é possível, também me parece que pode permitir envolver rapidamente todos os responsáveis da organização mas não me parece que seja recomendável ou eficiente, pois será infrutífero porque não estarão disponíveis as informações e dados necessários para determinar todas questões internas e externas da organização.
Numa segunda fase, a determinação do contexto está associado a todas as questões internas e externas que podem afetar a capacidade da organização para atingir os resultados pretendidos:
- Enquadramento tecnológico, legal, mercado, financeiro, cultural, social (quer ao nível internacional, nacional ou regional);
- Tendências e fatores que tenham impacto nos objetivos da organização;
- Obrigações de conformidade;
- Relações com a partes interessadas e seus requisitos;
- Condições ambientais existentes;
- Condições e fatores que afetam, ou podem afetar, a segurança e saúde do pessoal;
- Conhecimento necessário para a operacionalização dos processos e para obter a conformidade dos produtos e serviços;
- Recolha de conhecimento existente na envolvente para necessário para a realização de atividades da IDI e importante para deteção de ameças ou oportunidades;
- Condições internas da organização, tais como, processos, tecnologias, infraestruturas, produtos/serviços, pessoal, competências, cultura.
A monitorização e revisão das informações recolhida será periodicamente e associada aos ciclos de revisão do sistema.
Por ultimo, não é uma tarefa do consultor ou dos gestores dos sistemas, mas sim de uma equipa multidisciplinar com responsabilidades de chefia, autoridade e naturalmente constituída por elementos competentes e interessados.
José João Cordeiro, Consultor
XZ Consultores, SA