Lusoverniz – Implementação da Filosofia Lean na melhoria do processo de faturação

O Grupo Lusoverniz iniciou em 2015 a implementação de Metodologias Lean para a melhoria dos seus processos organizacionais, tendo-se numa das suas vertentes, debruçado sobre o estudo do processo de faturação realizado pela unidade “central” do Grupo - a GL Coating Solutions.

A Lusoverniz é uma empresa que se dedica à produção de soluções técnicas em tintas e vernizes seguros e customizados, adequados às necessidades e exigências do consumidor, para tratamento, proteção e decoração de superfície.

A GL é responsável por gerir administrativa e financeiramente todas as empresas do Grupo, embora esteja fisicamente separada de todas as outras unidades.

Como resultado da centralização de conhecimento, relativo à valorização (custeio) das encomendas, e da entropia gerada ao longo do processo de faturação, com a redundância de operações realizadas, a GL Coating Solutions enfrentava uma série de problemas/constrangimentos. Estes só se tornaram percetíveis para a organização, com a realização do Mapeamento da Cadeia de Valor (VSM - Value Stream Mapping) que permitiu desmaterializar, etapa a etapa, todo o processo, dando à organização uma noção clara do funcionamento, do tempo e dos custos associados.

Figura 1 - Mapeamento do Processo de Faturação

A análise realizada evidenciou que a empresa tinha custos relacionados com o consumo de materiais (economato, correspondência, etc), com a realização de operações desnecessárias (emissão de guias de remessa) e com o tempo de trabalho (da mão-de-obra) afeto ao processo. Além disso, o lead time era elevado, isto é, entre o momento em que o cliente recebia a mercadoria e o momento em que recebia a correspondente fatura poderiam decorrer cerca de 5 dias.

Este desfasamento estava a ser provocado pela burocracia e elevada morosidade do processo entre o GL Coating e as diferentes unidades do Grupo, o que por um lado, poderia transmitir para o cliente a ideia errada de que a empresa não tinha assim tanta urgência em receber pelo serviço prestado, e por outro, ocasionava situações de ser o próprio cliente a ligar para a empresa a perguntar pela fatura.

A solução para os problemas mencionados, sem qualquer investimento material e, dito de uma forma muito simplista, passou por descentralizar e desburocratizar todo o processo. A empresa passou a emitir, as chamadas, faturas diretas, através de uma funcionalidade existente no seu sistema informático que até então não estava a ser utilizada. As faturas, em vez de serem emitidas na GL Coating, passaram a ser emitidas diretamente nas diferentes unidades aquando do momento de expedição das encomendas. Assim, o cliente passou a receber a fatura na mesma hora em que recebia a encomenda.

As melhorias sentidas foram significativas como consequência da implementação deste novo modo de funcionamento, que numa primeira fase foi testado a título experimental numas das empresas do grupo, sendo posteriormente implementado em todas as unidades do Grupo Lusoverniz.

A desburocratização e simplificação do processo de facturação permitiu diminuir consideravelmente o tempo de mão-de-obra e de recursos materiais alocados a estas funções, reflectindo-se diretamente numa significativa redução dos custos associados. Além disso, definiu-se internamente um sistema claro para a Valorização (definição do preço) das encomendas, com a criação e standardização do método de cálculo dos preços. Desta forma, o conhecimento deixou de estar centralizado numa só pessoa, permitindo que outros colaboradores começassem a assumir progressivamente essas funções.

Com um processo muito menos complexo e mais eficiente, a GL Coating Solutions atesta e recomenda o Lean Management como garante para o sucesso das organizações. Os resultados obtidos falam por si mesmo, corroborando as premissas atuais de que os princípios do Pensamento Lean são de aplicação transversal, não só em ambientes industriais mas também em ambientes de serviços. Com a simplificação e otimização interna dos processos, é possível conseguir sistemas economicamente mais competitivos, que salvaguardem a sustentabilidade da organização, e garantam a qualidade do serviço prestado ao cliente.

Rúben Eira| Eduardo Campos Ferreira, Consultores LM
Departamento de Lean Management da XZ Consultores, SA

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